Den 1 juli 2024 beslutade Riksdagen att arkiveringskravet på räkenskapsmaterial ändras. Kravet på att spara ursprungligt räkenskapsmaterial tas bort – så länge det digitalisera. Pappersunderlag så som tillexempel fakturor, som digitaliseras, behöver alltså inte längre sparas i sin originalhandling.
Arkiveringsregler
Att ett företags räkenskapsinformation arkiveras är viktigt vid kontroll och uppföljning av ett företags verksamhet. Inte minst vid utredningar av misstankar om ekonomisk brottslighet. Reglernas utgångspunkt är att räkenskapsinformation ska bevaras i den ursprungliga formen även om räkenskapsinformationen har överförts till en digital form.
Enligt tidigare arkiveringskrav ska räkenskapsinformation arkiveras till och med utgången av det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. När företagen har digitaliserad räkenskapsinformation ska de även arkivera räkenskapsinformation i sin originalform. Detta i tre kalenderår efter kalenderåret då räkenskapsåret avslutades. Det innebär ett krav på arkivering av papperskvitton, pappersfakturor och annat pappersmaterial med räkenskapsinformation utöver digitaliserat material.
Slopar krav på ursprungligt skick
Som en del i moderniseringen av bokföringsreglerna har riksdagen beslutat att ta bort kravet på att räkenskapsinformation ska bevaras i dess ursprungliga form under viss tid. Det innebär att räkenskapsinformation som ett företag har tagit emot eller upprättat själv inte behöver bevaras om det har digitaliserats. Exempelvis ska ett papperskvitto inte behöva bevaras om räkenskapsinformationen överförs till en annan form, förutsatt att överföringen inte innebär någon risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.
Regeländringen kommer att innebära både tidsmässiga och ekonomiska besparingar, eftersom företagen slipper hantera stora mängder papper under en lång tid.
För räkenskapsinformation som sparas på papper kommer de nuvarande reglerna fortfarande att gälla.
Gamla kvitton
Det nya kravet gäller även för underlag gjorda innan den 1 juli 2024. Förutsatt att överföringen inte innebär någon risk att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.
Det är dock viktigt att se över vilka handlingar man gör sig av med – vissa originalhandlingar, såsom avtal mm, kan vara bra att spara av andra anledningar.