Har du koll på vad som är skillnaden mellan ett utlägg och en vidarefakturering? Hur hanteras dessa i redovisningen och faktureringen och hur hanteras momsen? Nedan reder vi ut begreppen så du som företagare vet vad som gäller.
Utlägg är när fakturan är ställd till din kund men du gör betalningen för den. I och med detta så är det din kund som är betalningsansvarig för fakturan och därmed är den som redovisar den som en kostnad i sin verksamhet och som har rätt att dra av den ingående momsen.
Vid ett utlägg så ska du som betalat fakturan vidarefakturera exakt samma belopp som du utbetalat utan att lägga moms på beloppet. Till fakturan bifogas en fakturakopia på ditt utlägg så att din kund kan redovisa kostnaden på rätt sätt samt dra av momsen i sitt företag. Transaktionerna för utlägget redovisas inkl moms som en fordran i balansräkningen, d v s det påverkar inte resultaträkningen i ditt företag.
Ett klassiskt exempel på ett utlägg är när en advokatbyrå betalar ansökningsavgifter och avgifter för kopior till domstolar för en klients räkning.
Vidarefakturering å andra sidan, innebär att en vara eller tjänst köps för att säljas vidare. Då är det du som säljare som står på fakturan och därmed är betalningsansvarig för den men att en del av kostnaden ska tas av någon annan. Ett exempel på detta är om du gör större inköp för flera parters räkning för att på så sätt få t ex mängdrabatt. Leverantörsfakturan som du erhåller och betalar redovisas som kostnad till sitt fulla belopp i ditt företag och den ingående momsen dras av på vanligt sätt.
Vidarefaktureringen till kunden redovisas som intäkt och du lägger på utgående moms. Vilken momssats du ska välja på fakturan beror på vad som huvudsakligen är efterfrågat av kunden. Om vidarefaktureringen avser som i ovan exempel ett gemensamt inköp så är det det som kunden efterfrågar och därmed den varans/tjänstens momssats som du ska ange på fakturan. Om du däremot säljer konsulttjänster till din kund och ska vidarefakturera utgifter för t ex taxiresor i samband med konsultuppdraget så är det konsulttjänsterna som kunden i huvudsak efterfrågar och taxiresorna anses vara en underordnad del. I dessa fall ska hela fakturan påföras aktuell momssats för konsulttjänsterna.
Här kan du läsa mer om utlägg och vidarefakturering Utlägg och vidarefakturering | Skatteverket
Om du har några funderingar kring detta så tveka inte att höra av dig till oss på Avanta så hjälper vi gärna till.